Déployer une mission humanitaire au Cameroun en
Face à une urgence sanitaire au Cameroun, une grande ONG internationale de type “Croix‑Rouge” nous mandate pour démarrer des opérations terrain en moins de 3 mois. Notre force: une double compétence IT/ERP “offline‑first” et une capacité RH/EoR locale, le tout cadré par des standards de conformité et d’impact environnemental. Voici comment nous avons orchestré le lancement, du premier diagnostic jusqu’aux KPI opérationnels.
Contexte et défis
- Contexte: mise en place d’une base opérationnelle au Cameroun avec coordination sous‑régionale (Afrique centrale) et bailleurs internationaux exigeants.
- Contraintes:
- Connectivité intermittente (2G/3G), besoin d’outils utilisables hors ligne.
- Recrutement local, paie et conformité sociale/fiscale sans ouvrir immédiatement une entité.
- Exigences RGPD/anticorruption des bailleurs et politiques internes ONG.
- Traçabilité des stocks médicaux, chaîne du froid et prestations logistiques.
- Objectif bas‑carbone et gestion des déchets électroniques.
Résultat attendu: commencer à servir les bénéficiaires en ≤ 90 jours, avec des coûts maîtrisés et une gouvernance des risques claire.
Notre approche intégrée (IT + RH/EoR + Conformité + Impact)
- IT/ERP “offline‑first”:
- Application web progressive (PWA) multi‑modules: achats, stocks médicaux, flotte, RH simplifiée, rapports bailleurs.
- Synchronisation différée, résolveur de conflits, chiffrement de bout en bout.
- Interopérabilité avec les SaaS internationaux (SSO, OAuth2, webhooks).
- RH/EoR local:
- Contrats de travail bilingues alignés avec le droit local et les politiques ONG.
- Paie, déclarations sociales, assurances, onboarding 30/60/90 jours.
- Conformité et gouvernance:
- Cartographie des traitements, registre RGPD, clauses anticorruption, contrôle des tiers.
- Procédures d’achat et seuils de validation adaptés aux bailleurs.
- Impact et Green IT:
- Parc “IT frugal” (Android d’entrée de gamme, MDM léger, politiques d’énergie).
- Suivi des KPI carbone (équipements, data, déplacements), filière e‑waste locale.
Chronologie du déploiement (90 jours)
- Semaines 1–2: cadrage et risques
- Workshop objectifs/indicateurs, matrice des risques, choix des modules ERP.
- Pré‑sélection des profils locaux, définition des rôles.
- Semaines 3–4: architecture et pilotes
- Maquette PWA, paramétrage des flux achats/stocks/flotte.
- Rédaction des contrats modèles, paie test, procédures d’approvisionnement.
- Semaines 5–6: terrain et formation
- Kit terrain (devices durcis, MDM, normes sécurité).
- Formations “super‑users” et guides d’usage hors ligne.
- Semaines 7–8: conformité et qualité
- Registre RGPD, clauses anticorruption, contrôles fournisseurs.
- Tests de restauration et plan de continuité (PCA/PRA).
- Semaines 9–12: montée en charge et go‑live
- Recrutements signés via EoR, go‑live PWA, support hypercare.
- Suivi KPI bailleurs et tableau de bord direction.
Architecture fonctionnelle (vue d’ensemble)
- Achats/logistique: demandes d’achat, bons de commande, réception, non‑conformités.
- Stocks médicaux: lots, DLU, températures, alerte de rupture.
- Flotte: planification, entretien, carburant, incidents.
- RH simplifiée: présences, notes de frais, onboarding.
- Reporting bailleurs: exports normalisés, pièces justificatives, journal d’audit.
Points clés techniques:
- Offline‑first, compression d’images/pièces, synchronisation sélective.
- Rôles/permissions granulaires, journal d’audit, pseudonymisation si requis.
- Support appareils Android d’entrée de gamme et réseaux 2G/3G.
Résultats mesurables
- Délai de déploiement: opérations démarrées en 11 semaines (77 jours).
- Réduction des pertes de stock: −18% sur 3 mois (alertes DLU et ruptures).
- Productivité terrain: +25% de formulaires saisis hors ligne vs. baseline.
- Conformité: zéro non‑conformité majeure lors de l’audit bailleurs T+90.
- Empreinte IT: −32% kWh/agent grâce au parc frugal et politiques d’énergie.
Note: chiffres agrégés et anonymisés; détails disponibles sous NDA.
Pourquoi les ONG et fondations choisissent notre dispositif
- Un seul pilote pour IT, RH/EoR, conformité et logistique.
- Outils faits pour la “dernière mile” (offline, bas débit, devices modestes).
- Gouvernance des risques prête pour les bailleurs (audit‑trail, séparation des tâches).
- Mesure d’impact intégrée (ESG, e‑waste, sobriété numérique).
Packs et options
- Pack Lancement 90 jours
- Cadrage, PWA modules essentiels, EoR jusqu’à 10 contrats, conformité de base, hypercare 30 jours.
- Pack Croissance
- Modules avancés (chaîne du froid, planification flotte), reporting bailleurs élargi, EoR jusqu’à 30 contrats, hypercare 60 jours.
- Options
- Interconnexions ERP/finance du siège, MDM avancé, chiffrement renforcé, filière e‑waste certifiée, traduction locale.
Sécurité, conformité et éthique
- Sécurité: chiffrement repos/transit, gestion secrets, sauvegardes chiffrées, pentest annuel.
- RGPD: base légale documentée, minimisation, droits des personnes, DPA.
- Anticorruption: due diligence tiers, seuils d’approbation, journal d’audit.
- Éthique: politique de non‑discrimination, protection des bénéficiaires, usage responsable des données.
Governance et indicateurs directs pour bailleurs
- Indicateurs opérationnels: taux de service, délais d’approvisionnement, taux de rupture.
- Finances: écarts budgetaires, OPEX/agent, coût par intervention.
- Conformité: délais de validation achats, incidents, remédiations.
- Impact: kWh/agent, intensité carbone IT, taux de réemploi/recyclage.
Témoignage (extrait)
“Les équipes ont pu travailler hors ligne dès la première semaine de terrain. Les rapports bailleurs sortent en un clic et la paie locale est entièrement sécurisée.” — Responsable de mission, ONG internationale (anonymisé)
FAQ
- Combien de temps pour un déploiement complet ?
- Entre 10 et 12 semaines selon périmètre et fournisseurs terrain.
- Faut‑il créer une entité locale ?
- Pas au départ: notre EoR gère les contrats/paie. Une création d’entité peut suivre à maturité.
- Et si la connectivité est très faible ?
- L’app fonctionne entièrement hors ligne, avec synchronisations différées et gestion de conflits.
- Les bailleurs accepteront‑ils ces rapports ?
- Oui: nous fournissons exports structurés, pièces justificatives et audit‑trail.
